总账

7.1.1  设置

7.1.1.1  期初余额

本功能包括：

1、录入科目期初余额：用于年初录入余额或调整余额 2、核对期初余额，并进行试算平衡。

7.1.1.2  明细账权限

本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。一般说来，凡是拥有查询明细账权限 的操作员都可以查询所有科目的明细账，但是有些时候，希望对查询和打印权限作进一 步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明 细。这种情况下，可以通过此功能进行设置。

7.1.1.3  选项

系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算 内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。可对"凭证选项"、"账簿选项"、 "会计日历"、"其它选项"四部分内容的操作控制选项进行修改。

7.1.1.4  总账套打工具

管理表单与会计账簿具有档案特征，对其格式、美观性、耐久性要求较高。软件标 准套打表单与账簿，专为软件用户设计，适合于实施信息化后用各种打印机输出管理表 单与账簿。

7.1.2  凭证

7.1.2.1  填制凭证

记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务 处理首先从填制凭证开始。

【操作步骤】

单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，填制各项内容。

7.1.2.2  出纳签字

【操作说明】

出纳签字操作

双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，点击〖签字〗按钮，凭证下方出纳处显示当 前操作员姓名，表示这张凭证出纳员已签字。若想对已签字的凭证取消签字，单击〖取 消〗取消签字。

签字批量处理方式

为了提高工作效率，系统提供对凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单【出纳】 中的【成批出纳签字】和【成批取消签字】，可进行签字的成批操作。

7.1.2.3  审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审 核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证， 应交与填制人员修改后，再审核。只有审核权的人才能使用本功能。 审核凭证查询条件设置

1.  选择主菜单【凭证】中【审核凭证】，显示"审核凭证查询条件"界面。 2.  输入要查询的凭证类别，选择在凭证类别中定义的类别名称； 3.  选择查询月份和凭证号范围；

4.  如果要专门查询某一段时间的凭证，请选择     "日期范围 "，此时凭证号范围不 可选。

5.  选择"全部"显示所有符合条件的凭证列表，选择"作废凭证"或"有错凭证"显示所有 符合条件的作废或有错的凭证，三者任选其一。

6.  选择凭证来源于哪个外部系统，为空表示所有系统的凭证。 7.  选择要对那位审核人审核的、那一位出纳员制作的凭证进行审核。

8.  输入审核凭证条件，显示凭证一览表。

如何对一批凭证进行审核或取消审核

单击〖查询〗，输入查询条件后按〖确定〗，屏幕显示符合条件的凭证，单击【审 核】菜单下的【成批审核凭证】，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核； 单击【审核】菜单下的【成批取消审核】，系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执 行取消审核。

7.1.2.4  查询凭证

本功能用于查询已记账及未记账凭证。

查询条件设置

1.  单击【凭证】菜单下的【查询凭证】，显示查询条件窗。 2.  输入要查询的凭证类别，选择在凭证类别中定义的类别名称； 3.  选择查询月份和凭证号范围；

4.  如果要专门查询某一段时间的凭证，请选择     "日期范围 "，此时凭证号范围不 可选。

5.  选择"全部"显示所有符合条件的凭证列表，选择"作废凭证"或"有错凭证"显示所有 符合条件的作废或有错的凭证，三者任选其一。 6.  选择凭证来源于哪个外部系统，为空表示所有系统的凭证。 7.  选择要查询那位审核人审核的、那一位出纳员制作的凭证。 8.  如要按科目、摘要、金额等辅助信息进行查询，可按〖辅助条件〗按钮输入辅助 查询条件；

9.  如要按科目自定义项查询，可按〖自定义项〗按钮输入自定义项查询条件。 10.  若选"已记账凭证"，则可在已记账凭证中查询；若选"未记账凭证"，则可在未记 账凭证中查询。

11.  输入查询凭证的条件确认后，显示符合条件的凭证列表。

7.1.2.5  打印凭证

本功能用于打印已记账及未记账凭证。

单击系统主菜单【凭证】下的【打印凭证】，进入"打印凭证"功能。屏幕显示打印条

件窗，输入打印条件后，按〖确定〗按钮后，开始进行打印。

7.1.2.6  科目汇总

本功能可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目 汇总表。

【操作说明】

1、输入汇总条件后，点击〖汇总〗按钮，屏幕显示科目汇总表。 2、当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按〖详细〗按钮，则显示对方明细科目 汇总表。

3、点击〖转换〗按钮，系统按中英文科目转换显示。 4、当光标在背景为蓝色的数据行上时，点击〖专项〗按钮或用鼠标双击该行，则显 示该科目的专项明细情况。

5、点击〖还原〗按钮，恢复系统默认的栏目列宽。

7.1.2.7  记账

记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、 项目账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。

7.1.2.8  常用凭证

在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多 凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时 调用，必将大大提高业务处理的效率。

【操作步骤】

1、点击〖增加〗按钮，新增一张常用凭证；输入编号，编号是调用常用凭证的依据， 所以必须唯一；必须选择凭证类别，方便以后参照调用常用凭证时，只显示该凭 证类别范围内的常用凭证。

2、点击〖删除〗按钮，删除当前行的常用凭证。

7.1.3  账表

总账系统为用户提供了各类账表方便用户对本企业财务账进行查询分析，包括科目

账、客户往来辅助账、供应商往来辅助账、个人往来账、部门辅助账、项目辅助账、现 金流量表等。

7.1.3.1  账表清理

执行本功能后系统将您已建好的账全部冲掉，然后让您重新开始建账。账簿清理将 冲掉本年各账户的余额和明细账，并将上年的会计科目、部门目录、个人目录、客户分 类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证 转入本年。若本年是账套启用年，则冲掉本年各账户的余额和明细账，只保留会计科目、 部门目录、客户目录、供应商目录、项目目录、个人目录、凭证类别、常用摘要、常用 凭证。执行账簿清理后,   您应重新调整科目和余额。

【操作步骤】

单击【总账】菜单下的【我的账表】-【账表清理】。

注意

l

此操作为不可恢复操作，请谨慎处理。

7.1.4  现金银行

7.1.4.1  现金日记账 本功能用于查询现金日记账，  现金科目必须在"会计科目"功能下的"指定科目"中预

先指定。

7.1.4.2  银行日记账

本功能用于查询银行日记账，  银行科目必须在"会计科目"功能下的"指定科目"中预

先指定。

7.1.4.3  资金日报

本功能用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。 【资金日报表说明】

 

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●   报表显示今日余额、今日共借、今日共贷、余额方向、借方发生凭证笔数、贷方 发生凭证笔数。

●  〖日报〗：单击可显示、打印光标所在科目的日报单。 ●  〖昨日〗：单击在表头增加   "昨日余额  "列，可查看各现金、银行科目的昨日 余额。

●  〖还原〗：还原列宽。在查看报表过程中，由于调整视图效果可能会改变列宽， 如果您不使用〖还原〗按钮返回原视图效果而直接退出，那么下次您进入该界面 时就会看到这次修改过的视图效果。

7.1.4.4  账薄打印

现金日记账打印

本功能用于打印现金日记账

【查询条件说明】

●  账页格式：可以选择金额式、数量金额式、外币金额式、数量金额式。 ♦  打印科目设置中账页格式为所选账页格式的科目：只打印科目设置中账页格 式与所选的账页格式相同的科目。

♦  所选科目按所选账页格式打印：所选的科目全部按所选账页格式打印。 ●  最后一页未满页也打印：若未选择此项，则当所打印的日记账最后一页不能打满 一页时，不打印该页，若该科目日记账只有一页，且不满页，则不打印该科目日 记账。

●  是否按对方科目展开：选择此项，则必须选择显示打印对方科目"名称+编码"。名 称+编码是指现金日记账可以显示打印对方科目编码及名称，并选择显示打印一级 科目或显示至末级。

银行日记账打印

参照现金日记账打印说明

7.1.4.5  支票登记簿

在手工记账时，银行出纳通常建立支票领用登记薄，用来登记支票领用情况，为此

本系统为出纳员提供了"支票登记簿"功能，  以供其详细登记支票领用人、领用日期、支

 

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票用途、是否报销等情况。当有支票领用时，自动填写。只有在"会计科目"中设置银行账 的科目才能使用支票登记簿。

【使用前提】

当需要使用支票登记簿功能时，请在"结算方式"设置中对需使用支票登记簿的结算方 式在"是否票据管理"前打√。

7.1.4.6  银行对账

银行对账期初录入

为了保证银行对账的正确性，在使用【银行对账】功能进行对账之前，必须在开始 对账的月初先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。 【操作步骤】

1、  用鼠标单击系统主菜单中【设置】下的【银行期初录入】。 2、  输入银行科目后按〖确定〗按钮，屏幕显示银行期初录入窗。 3、  在启用日期处录入该银行账户的启用日期。

4、  录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。 5、  录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达 项自动计算出银行对账单与单位日记账的调整后余额。 银行对账单

本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。在此功能中显示的银行对账单为启 用日期之后的对账单。

【操作步骤】

1、  单击【现金管理】菜单下【银行账】中的【银行对账单】，系统要求您指定账 户（银行科目）、月份范围，注意终止月份必须大于等于起始月份，确定后， 显示指定范围内的银行对账单列表。

2、  按〖增加〗按钮，在对账单列表最后一行增加一空行，可增加一笔银行对账单， 手工录入或参照日历输入银行对账单日期，选择结算方式，注意在此输入的结 算方式同制单时所使用的结算方式可相同也可不同。

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3、  录入票号和借、贷方金额，系统自动计算余额，并按对账单日期顺序显示。在 此输入的票号应同制单时输的票号位长相同。

4、  当继续增加下一条记录时，自动将上一条记录的日期携带下来，并处于输 入状态。

5、  按〖删除〗按钮可删除一笔银行对账单。

银行对账

【操作步骤】

1、  单击【现金管理】菜单下【银行账】中的【银行对账】，选择要对账的银行科 目（账户），选择要对账的月份范围，终止月份大于等于起始月份。若选择"显 示已达账"选项则显示已两清勾对的单位日记账和银行对账单。 2、  点击〖确认〗按钮，屏幕显示对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账 单。

3、  单击〖对账〗按钮，进行自动银行对账，并显示动态进度条，表示对账进行的 程度及状态。如果已进行过自动对账，可直接进行手工调整。 4、  单击〖检查〗按钮检查对账是否有错，如果有错误，  应进行调整。 5、  单击〖对照〗按钮可以根据选中的单位账或银行对账单，在对应的银行对账单 或单位账中查找金额相同的记录。

6、  若所选银行科目是核算外币的科目，则单位日记账中为外币账，同时也只对外 币账进行勾对。

余额调节表

在对银行账进行两清勾对后，  便可调用此功能查询打印《银行存款余额调节表》，

以检查对账是否正确。进入此项操作，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余

额。

查询对账勾对情况

用于查询单位日记账及银行对账单的对账结果。 【操作步骤】

1、  单击【现金管理】菜单下【银行账】中的【查询对账勾兑情况】。

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2、  屏幕提示输入查询条件：输入要查找的银行科目，然后选择查询方式。系统提

供三种查询方式供您选择，即：显示全部、显示未达账、显示已达账，系统默 认显示全部。

3、  输入查询条件后，按〖确定〗，屏幕显示查询结果。您可以通过单击银行对账 单、单位日记账页签切换显示对账情况。

核销已达银行账

本功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除，对于一般用户来说，在银行对账 正确后，  如果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用本功能。 单击【现金管理】菜单下【银行账】中的【核销银行账】，选择要核销的银行科目， 按〖确定〗按钮即可。

7.1.4.7  长期未达账审计

本功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业

分析长期未达原因，避免资金损失。

【操作步骤】

选主菜单中【银行对账】下的【长期未达账审计】，进入本功能后，屏幕显示查询 条件窗。

7.1.5  往来两清

7.1.5.1  客户往来两清

可以在此进行客户往来款项的清理勾对工作，以便及时了解应收款的结算情况以及 未达账情况，系统提供自动与手工勾对两种方式清理客户欠款。 【操作步骤】：

用鼠标单击【客户往来两清】。

如何进行自动勾对

点击〖自动〗图标，则系统开始进行自动勾对。系统提供如下自动勾对方式 ●  专认勾对：通过用户在制单过程中指定票号，用以往来账勾对标识，便于用户一 一对应勾对、查询和管理。对于同一科目下票号相同、借贷方向相反、金额一致

的两笔分录自动勾对。

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●  逐笔勾对：在用户未指定票号的情况下，系统按照金额一致方向相反的原则自动 勾对同一科目下同一往来户的往来款项。

●  全额勾对：为提高对账成功率，对于同一科目同一往来户下，可能存在着借方（贷方） 的某项合计等于对方科目的某几项合计。

如何进行手工勾对

手工勾对用于在制单过程中可能出现的误操作或其他业务原因导致无法使用上述三 种往来账勾对方法，系统提供手工清理的办法进行往来账勾对。 在要进行两清的一条明细分录的两清区，双击鼠标，表示要将该笔业务两清；再次 双击鼠标，取消所做的两清操作。

如何进行两清平衡检查

点击〖检查〗图标，则系统开始进行两清平衡检查，并显示检查结果。

7.1.5.2  供应商往来两清

可以在此进行供应商往来款项的清理勾对工作，以便及时了解应付款的结算情况以 及未达账情况，系统提供自动与手工勾对两种方式清理供应商欠款。操作参考客户往来 两清。

7.1.6  期末

7.1.6.1  转账定义

自定义转账

定义转账功能可以完成的转账业务主要有：

1)"费用分配"的结转。 2)"费用分摊"的结转。 3)"税金计算"的结转。

如：工资分配等 如：制造费用等。 如：增值税等。

4)"提取各项费用"的结转。  如：提取福利费等。 5)"部门核算"的结转。

6)"项目核算"的结转。

7)"个人核算"的结转

8)"客户核算"的结转

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9)"供应商核算"的结转

【操作步骤】

1、  单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下级菜单中的【自定义 转账设置】，屏幕显示自动转账设置窗。

2、  单击〖增加〗按钮，可定义一张转账凭证，屏幕弹出凭证主要信息录入窗口。 3、  输入以上各项后，单击[确定]，开始定义转账凭证分录信息； 4、  公式录入完毕后，按[Enter]键，可继续编辑下一条转账分录。 5、  单击〖插入〗按钮，可从中间插入一行。

对应结转

对应结转不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结 转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅 助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。 本功能只结转期末余额。

【操作步骤】

1、  单击〖增加〗按钮，开始增加对应转账模板。 2、  输入以上各项后，按Enter  键，开始增加下一条定义。 3、  按〖删除〗按钮可删除光标所在行的对应结转凭证。 ♦  转入科目可定义多个。

♦  转入、转出科目可为上级科目，但其下级科目科目结构必须相同，若转出科 目定义辅助项，则转入科目的辅助项不能为空。 ♦  本功能只结转期末余额。如果您想转发生额，请到自定义结转中设置。 销售成本结转

销售成本结转，是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单 价计算各类商品销售成本并进行结转。

【操作步骤】

1、用鼠标单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下级菜单中的【销 售成本结转设置】，屏幕显示销售成本设置窗。

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2、用户可输入总账科目或明细科目，但输入要求这三个科目具有相同结构的明细科 目，即要求库存商品科目和商品销售收入科目下的所有明细科目必须都有数量核 算，且这三个科目的下级必须一一对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品 的销售成本。其中：

数量=   商品销售收入科目下某商品的贷方数量。

单价=   库存商品科目下某商品的月末金额  / 月末数量

金额=   数量  * 单价

售价（计划价）销售成本结转

本功能提供按售价（计划价）结转销售成本或调整月末成本。 用鼠标单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下级菜单中的【售价 （计划价）销售成本结转设置】，屏幕显示销售成本设置窗。 【项目说明】

●  差异额计算方法：分为售价法/计划价法。售价法：差异额=收入余额*差异率（商 业企业多用此法）；计划价法：差异额=成本余额*差异率（工业企业多用此法）。 ●  凭证类别：所生成凭证的类别。

●  计算科目：由用户指定库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目、 进销差价科目四个科目。用户可输入总账科目或明细科目，但输入要求这三个科 目具有相同结构的明细科目，即要求库存商品科目和商品销售收入科目下的所有 明细科目必须都有数量核算，且这三个科目的下级必须一一对应。 结转方式：提供两种转账生成分录的方式：月末结转成本方式      /月末调整成本 方式。

♦  月末结转成本：有些商业企业月中发生销售业务时不计算成本，在月末按当 月销售情况结转成本。生成凭证分录为：

借：成本 差异

库存－差异 差异额

贷：

库存

收入余额（售价法）/成本借方发生额（计划价法）

♦  月末调整成本：有些工业企业平时在发生销售业务时即结转成本，到月末对

成本及差异科目进行调整。生成凭证分录为：

借：差异

差异额

贷：成本

差异额

●  差异率：分为综合差异率/个别差异率。（注：综合差异率即按当前结转科目的上 一级科目取数进行计算出当前科目的差异率，若当前结转科目为一级科目，则按 该科目本身取数计算差异率。若当前结转的是项目，则按其隶属的科目进行计算。 个别差异率即按当前结转科目或项目本身取数计算差异率。）

●  差异公式：提供[A＋（－）B]/[C＋（－）D]形式的计算公式。其中A、B、C、D 由用户指定，运算符为"＋"或"－"。A、B 按差异科目取数，C、D  按库存科目取 数。A、B、C、D 为取数内容，预置为[期初余额]、[期末余额]、[借方发生额]、[贷 方发生额]、[净发生额]。初始预置一个常用差异公式。

提示

●  计算科目必须同构。库存商品科目与销售收入科目的末级科目必须有数量核算。 ●  若差异额计算方法为[计划价法]，则[商品销售收入科目]与[月末结转成本]置灰。 ●  差异公式中的分子、分母至少各定义一项。

●  请关注权限管理的用户注意：结转凭证不受金额权限控制，不受辅助核算及辅助项内 容的限制。

汇兑损益

用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭 证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债 务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。 期间损益

用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反 映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业 外收支等科目的结转。

【操作步骤】

鼠标单击系统主菜单【期末】下的【转账定义】，再选择其下级菜单中的【期间损 益结转设置】，屏幕显示期间损益设置窗。

 

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7.1.6.2  转账生成

在您定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生 成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。

【操作步骤】

1、单击系统主菜单【期末】下的【转账生成】

2、选择您要进行的转账工作、要进行结转的月份和要结转的凭证。 3、选择完毕后，按〖确定〗按钮，屏幕显示您将要生成的转账凭证。

7.1.6.3  对账

一般说来，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡 的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引 起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一 个月一次，一般可在月末结账前进行。

【操作步骤】

单击系统主菜单【期末】下的【对账】，显示待对账界面。

7.1.6.4  结账

在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符 合会计制度的要求，因此本系统特别提供了【结账】功能。结账只能每月进行一次。 【操作步骤】

1、单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能。 【操作方法】

●  如何反结账

在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。 ♦  上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。 ♦  如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 ♦  已结账月份不能再填制凭证。

♦  结账只能由有结账权的人进行。

♦  若总账与明细账对账不符，则不能结账。

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