采购管理

7.10.1  采购管理简介

采购管理系统是通管理软件的一个子模块。与“库存管理”联合使用可以追踪存货的

出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，同时可以将采购

结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品）账中，便于财务部门及时掌握存货

采购成本。

7.10.2  与其他产品的关系

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采购管理填制的入库单，库存管理能够审核确认，核算管理能够记账。采购管理没

有结算的入库单，核算管理可做暂估记账处理；采购管理系统填制输入的采购发票，在

采购相关处理后，自动向客户往来中记载应付账款信息。

图  7-8

7.10.3  操作流程

7.10.3.1  第一年使用采购管理

初次使用的用户，应首先输入在使用软件前未执行完的采购订单、采购入库单（暂

估入库）和采购发票（在途数据），并进行期初记账处理；做完这些工作后，就可以进

入日常采购业务流程了。

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图  7-9

7.10.3.2  第二年使用采购管理

第二年以及以后各年使用，应首先完成上年度各项工作，做好数据备份，之后利用

结转上年功能将上年未执行完成的采购订单、未结算的采购入库单、发票和采购台账余

额数据转入到新账套中。做完这些工作后，就可以进入日常采购业务流程了。

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图  7-10

7.10.4  日常业务处理

在应用本系统前您必须准备做好如下基础数据准备工作：

1、  设立企业编码方案、采购业务范围、单据数据精度等参数；

2、  建立存货、地区、供应商分类体系；

3、  建立部门、业务员、供应商、存货、仓库等编码档案；

4、  设置与采购业务有关的其他编码；

5、  对未能考虑到的单据项目、存货属性建立用户自定义项；

6、  设计适合企业管理要求的采购入库单、发票等单据的内容、格式。

7.10.4.1  采购订单

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、

由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

【操作流程】：

1、  制定采购订单；

2、  待供货单位确认后，修改并审核订单；

3、  货物到达企业后，填制入库单，并在入库单上注明订单号；

4、  对于已执行完成的订单和不能执行完成的订单，可以人工关闭订单；

5、  查询订单的入库执行情况；

6、  查询订单各存货的入库执行情况；

7、  对于拖期的订单，向供货单位发出催货函。

7.10.4.2  采购入库单

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划

分为：入库单、采购入库单（红字）。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或

采购发票产生。

7.10.4.3  采购发票

采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如

果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报

账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途货物。

采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票（普通、农收、废收、其他收据）、

运费发票（专用运费发票、普通运费发票）；按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。

【操作流程】：

1、  录入采购发票；

2、  如果管理需要的话，通知审核人员对输入的发票进行审核确认。或者经主管领

导签字准予报销的发票做审核确认。审核过的发票不能修改、删除；

3、  交给采购结算会计进行结算报销处理；

4、  查询各采购发票的有关信息，如：某时间段已结算的发票、及其增值税额抵扣

数据等。

以填制增值税专用发票为例，

【操作步骤】：

用鼠标单击主界面【采购发票】，在【增加】按钮下拉框中选择【专用发票】或【红

字发票（专用）】，即可输入采购发票。

7.10.4.4  付款结算

在单据结算功能中，您可进行如下处理：

录入收款单、付款单；预览、打印收款单、付款单；设置异币种核销时对应的中间

币种和相关汇率；对发票及应付单进行同币种、异币种核销；形成预付款并核销预付款；

处理代付款  。

单据结算的操作流程如下：

录入收/付款单

处理代付款

收/付款单核销

形成预付款

图  7-11

【操作流程】：

1、  用鼠标点击【付款结算】；

2、  直接或者用参照的方法录入供应商的名称，然后用鼠标单击工具条上的【增加】

图标，您就可以按照上述说明录入收/付款单，录入完毕后按【保存】图标，即

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可保存当前的操作，如果需要继续录入，可单击【增加】图标，录入该供应商

的另一张收/付款单。

3、  如果您要进行收款单的录入，点击工具条上的【切换】图标，将当前的界面切

换到收款单的界面。

4、  收款单的录入方式可参见上述付款单的录入方法。

用户可以对已有的收/付款单进行编辑和打印。

7.10.4.5  供应商往来

用户可以查看往来的期初余额、应付单、收/付款单、汇兑损益和付款结算单；取消

已有的应付单据。

7.10.4.5.1  期初设置

当您初次使用本系统时，要将上期期末未处理核销完毕的单据都录入到本系统，以

便以后继续核销处理。当您进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据

转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，您可以进行期初余额的

调整。

【操作方法】：

选择【供应商往来】菜单下的【供应商往来期初】项，进入期初余额设置。

7.10.4.5.2  供应商往来转账

在该项下，您可以完成应付款冲抵应付款、预付款冲抵应付款、应付款冲抵应收款

的处理，以及红字单据冲抵蓝字单据的处理。

以付款结算为例，

在单据结算功能中，您可进行如下处理：

●  录入收款单、付款单。

●  预览、打印收款单、付款单。

●  设置异币种核销时对应的中间币种和相关汇率。

●  对发票及应付单进行同币种、异币种核销。

●  形成预付款并核销预付款。

●  处理代付款 。

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单据结算的操作流程如下：

录入收/付款单

处理代付款

收/付款单核销

形成预付款

图  7-12

用户点击付款结算时，可对收/付款单进行增加、修改、删除等操作。

7.10.4.6  采购结算

采购结算明细表是根据采购结算单产生的，可以按用户筛选条件明细列出结算单中

各货物的结算情况。

采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。采购结

算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；从单据处理上分为正数入库单与负

数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用发票单独结算等

方式。

注意

●  选择发票时会将整张发票数据全部选上，本系统不允许结算发票的部分货物。必须将

整张发票一次性结清。

7.10.4.7  月末结账

【操作步骤】：

用鼠标单击【月末结账】进行结账。

7.10.5  采购账表

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7.10.5.1  采购明细

采购明细是将采购业务中的采购发票、采购入库单以及采购结算数据，由用户任选

查询条件，逐笔显示出来。【采购明细】的明细表有：采购明细表、入库明细表、结算

明细表、货到票未到明细表、票到货未到明细表、费用明细表、增值税抵扣明细表。

以查询采购明细表为例

【操作步骤】：

1、点击工具栏【设置】按钮，设计明细表格式；

2、输入查询条件；

3、按【确认】按钮，将按您的设计产生明细表。

7.10.5.2  采购统计

采购统计是将采购业务中的采购发票、采购入库单以及采购结算数据，由用户任选

查询条件，逐笔显示出来。【采购统计】表有：采购统计表、入库统计表、结算统计表、

货到票未到统计表、票到货未到统计表、综合统计表等。

7.10.5.3  采购账簿

采购账簿是采购人员将采购业务活动中发生的采购入库单和采购发票登记并汇总出

采购发生额、余额一览表。采购账簿有：暂估入库余额一览表、在途货物余额一览表。

7.10.5.4  供应商往来账表

在本功能中，您可以对供应商往来总账、供应商往来明细账、供应商往来余额表、

供应商往来对账单进行查询。

7.10.6  查询档案

通过单击界面上部的【仓库档案】、【存货档案】、【供应商档案】、【收发类别】

和【采购类型】，用户可通过弹出窗体查找相关项目信息。